Политика обработки персональных данных
Мобильное и настольное приложение «Славстрой» для работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам ООО «СЛАВСТРОЙ». Здесь описано, какие данные использует приложение, зачем они нужны и как субъект персональных данных может реализовать свои права.
1. Оператор персональных данных
Оператором персональных данных является ООО «СЛАВСТРОЙ», ИНН 7713690776, ОГРН 1097746478257, адрес: Россия, 109052, г. Москва, ул. Нижегородская, д. 104, стр. 7.
По вопросам обработки персональных данных и для направления обращений: info@styazhkapola.com.
Политика применяется к приложению «Славстрой», его серверу api.styazhkapola.com и связанным информационным системам Оператора. Основные пользователи — работники по трудовым договорам и исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПХ). Обработка данных кандидатов и иных лиц регулируется отдельно, если Оператор действительно ведёт соответствующий процесс; служебная учётная запись сама по себе не создаёт основания для обработки любых данных человека.
2. Основные принципы
Оператор обрабатывает только данные, необходимые для заранее определённых законных целей, ограничивает доступ по служебным полномочиям, не продаёт персональные данные и не использует их для рекламы. Данные не публикуются и не предоставляются неопределённому кругу лиц.
Обработка ведётся в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», трудовым, налоговым, бухгалтерским и архивным законодательством РФ, локальными актами Оператора, трудовым или иным договором и согласием субъекта — в тех случаях, когда согласие требуется законом.
Ознакомление с политикой и локальными актами, отдельное согласие на конкретную обработку и системные разрешения телефона — разные действия. Эта политика не является согласием. Разрешение телефона на геолокацию или камеру не заменяет юридическое согласие, а нажатие кнопки само по себе не заменяет подпись, когда она требуется. Обработка, необходимая по закону или для исполнения договора, не становится добровольной из-за использования приложения.
3. Какие данные могут обрабатываться
| Категория | Примеры данных |
|---|---|
| Идентификационные и контактные | Фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер телефона, фотография профиля, табельный номер. |
| Кадровые и профессиональные | Должность и профессия, подразделение, рабочие объекты, назначения и задания, служебные полномочия, сведения о трудовом договоре или договоре ГПХ. |
| Налоговые и страховые идентификаторы | ИНН, СНИЛС и связанные с кадровым, налоговым и персонифицированным учётом сведения. |
| Паспорт и кадровые документы | Необходимые паспортные реквизиты, гражданство и адресные сведения; копии трудовых договоров и договоров ГПХ; применимые по статусу человека миграционные документы и результаты их проверки. Хранение сканов паспорта отдельно не утверждено. |
| Рабочее время и геолокация | Для работников — начало и окончание работы и сведения для табеля; для ГПХ — посещение объекта и выполнение задания. Координаты, точность, время и источник геопозиции, маршрут, посещённые объекты, интервалы отсутствия точек и подтверждения уполномоченных лиц. |
| Фотографии и вложения | Фото начала смены, фотографии инструмента и операций с ним, кадровые документы, аватар и файлы, отправленные в рабочем чате. |
| Инструмент и производственные операции | Закрепление, хранение и передача инструмента, QR-идентификаторы, склады, подтверждения операций и журнал изменений. |
| Корпоративное общение | Текст сообщений, вложения, отправитель, получатели и участники чата, дата и время, статусы доставки и прочие технические метаданные. |
| Устройство и безопасность | Модель устройства, операционная система, версия приложения, идентификатор установки и устройства, IP-адрес, сведения о сессиях, события доступа, ошибки и диагностические журналы. |
Конкретный состав определяется целью, видом отношений с человеком и необходимостью данных для соответствующего процесса. Название должности или включение функции само по себе не обосновывает сбор или доступ. Приложение не предназначено для сбора сведений о здоровье, политических взглядах, религии, интимной жизни и иных специальных категорий, если отдельная законная цель и основание заранее не оформлены Оператором.
4. Цели и правовые основания
| Цель и субъекты | Данные | Основание | Условие хранения |
|---|---|---|---|
| Кадровый, налоговый, бухгалтерский, воинский и персонифицированный учёт работников | Идентификационные и контактные данные, ИНН, СНИЛС, паспортные реквизиты, копии трудовых договоров и необходимые по закону сведения | Обязанности и права работодателя по закону, заключение и исполнение трудового договора; отдельное согласие — если оно требуется для конкретной операции | До окончания применимого обязательного или архивного срока; копии документов — не дольше документированной необходимости |
| Заключение, исполнение и сопровождение договоров ГПХ | Необходимые реквизиты исполнителя, копия договора, задания, сведения об исполнении, приёмке и расчётах | Необходимое заключение и исполнение договора с субъектом, применимые обязанности по закону; согласие — когда оно необходимо для конкретной операции | По виду договора, расчётам, отчётности и применимым архивным требованиям; срок трудового договора автоматически не переносится |
| Рассмотрение кандидатуры и подготовка к возможному заключению трудового договора | ФИО, дата рождения в необходимом объёме, контакты, сведения из резюме об образовании, квалификации и опыте, желаемые условия работы; документы и дополнительные сведения — только когда они объективно нужны на соответствующем этапе оформления | Действия по инициативе кандидата до заключения договора; согласие кандидата — когда оно требуется законом или сведения сохраняются для будущих вакансий | До завершения подбора или отзыва обращения; дальнейшее хранение для кадрового резерва — только при отдельном основании и в утверждённый срок. Избыточные сведения уничтожаются в применимый законный срок |
| Учёт фактически отработанного времени и контроль присутствия работников в течение смены | Назначения, START/END, разовая точка перед START, промежуточные геоточки, маршрут, START-фото, сведения о присутствии и исправления | Применимые обязанности и права работодателя по закону и трудовому договору; необходимость и соразмерность геосбора оформляются до запуска. Согласие — если оно требуется для соответствующей операции | Принятый срок подробных геоточек и связанного START-фото — 365 дней по разделу 9; табель и события учёта имеют отдельные сроки. Реальная эксплуатация — после оформления и реализации условий |
| Подтверждение посещения объекта и обстоятельств выполнения задания исполнителем по ГПХ | Задание, объект, отметки прибытия и убытия, необходимая геолокация, фото начала работы и подтверждения представителя заказчика | Необходимое исполнение конкретного договора и применимые обязанности по закону; отдельно установленное основание геосбора и фотофиксации. Трудовые основания автоматически не применяются | Подробные геоточки и фото принятого начала работы — по правилу 365 дней; договорные отметки, приёмка и подтверждения — по отдельным применимым срокам |
| Проверка необходимых документов и оформление пропусков для работников и исполнителей по ГПХ | Применимые по статусу человека кадровые и миграционные документы, результаты проверки; для пропуска — необходимые паспортные реквизиты | Конкретные обязанности по закону и необходимое исполнение договора. Передача внешнему получателю для пропуска требует самостоятельного основания по разделу 6 | Отдельные сроки документов, результатов проверки и заявок на пропуска; определяются до запуска |
| Учёт имущества и инструмента работников, исполнителей по ГПХ и иных ответственных лиц | Инструмент, QR, склад и местоположение, передачи, фотографии состояния, участники и аудит операций | Применимые обязанности по закону и соответствующему трудовому договору или договору ГПХ; порядок учёта закрепляется во внутренних правилах и договорных условиях | История имущества — по номенклатуре учёта; фотографии и непривязанные загрузки — по отдельному ограниченному сроку |
| Служебное общение пользователей корпоративного чата | Сообщения, вложения, участники, время, доставка и технические метаданные | Конкретное основание служебной переписки и доступа к ней определяется до запуска с учётом вида отношений; правила закрепляются во внутреннем акте или договоре. Общее право читать любую переписку не возникает | По утверждённому сроку деловой переписки и разборов; до его утверждения функция не используется с реальными персональными данными |
| Безопасность, поддержка и аудит всех пользователей | Устройство, версия приложения, IP-адрес, сессии, действия, ошибки и журналы | Обязанности Оператора по защите персональных данных и законный интерес в безопасности системы | После утверждения и технической реализации ограниченного цикла хранения журналов и резервных копий, не превышающего применимые законные сроки; до этого — только синтетические или обезличенные тестовые данные |
Основанием служат обязанности и права работодателя по законодательству РФ, исполнение договора с субъектом, законные интересы Оператора, не нарушающие права субъекта, а также отдельное согласие — когда обработка без него законом не допускается. До начала соответствующей обработки работник знакомится с применимыми локальными актами в установленной форме. Для исполнителя по ГПХ порядок использования приложения, отметок и подтверждения исполнения закрепляется в договорных условиях и доводится до него; трудовой распорядок на него не переносится.
5. Учёт времени, посещений и геолокация
Для работников основная цель — учёт фактически отработанного времени и контроль присутствия на назначенном рабочем месте в течение смены. Она относится также к постоянному рабочему месту: офису, строительному объекту и ремзоне. Для водителей предусмотрены рабочий маршрут и последнее известное местоположение с временем получения точки; для иных разъездных назначений — сведения, необходимые для соответствующей рабочей задачи.
Принятый целевой интервал — одна геоточка раз в две минуты в течение работы. Фактическое получение точки зависит от сигнала и ограничений устройства; пропуски не заменяются выдуманными координатами. При отсутствии сети допустимые точки временно сохраняются на телефоне для последующей доставки. Работник видит состояние отслеживания и управляет системным разрешением. Отказ в разрешении может сделать начало работы через приложение недоступным; до запуска Оператор определяет и доводит доступный альтернативный порядок отметки.
Для исполнителей по ГПХ фиксируются прибытие, посещение объекта и обстоятельства выполнения конкретного задания, доступа на объект, безопасности и производственной координации. Эти сведения служат дополнительными доказательствами при приёмке, не являются трудовым табелем и сами по себе не устанавливают распорядок, дисциплинарное нарушение или размер оплаты. Приёмка и оплата определяются договором, заданием, объёмом и качеством результата, актом и другими предусмотренными договором документами. Если договор прямо предусматривает расчёт по периодам или единицам услуг, отметки могут учитываться наряду с другими подтверждениями по установленному в нём порядку.
Геолокация показывает положение телефона с погрешностью и не является неопровержимым доказательством присутствия человека. Она и иные электронно полученные сведения не используются как единственное основание кадрового решения. Технический сбой или отсутствие отметки не означают автоматически прогул, невыполнение договора или отказ в оплате. При сбое присутствие и время проверяет и подтверждает прораб; по ГПХ — уполномоченный представитель заказчика. Спорные опоздания, уход и расхождения проверяются с учётом объяснений и иных доказательств. Исходные события сохраняются, исправление оформляется отдельно с причиной, объектом, периодом, человеком, автором и временем подтверждения. Человек может оспорить и уточнить сведения. Итоговый табель требует утверждённых правил расчёта, оформления и подписи; период между START и END сам по себе не равен безусловно оплачиваемому времени.
Текущее ограничение тестовой реализации: без сети сервер может не подтвердить END. Смена остаётся технически активной, а сбор продолжается до серверного подтверждения. Отсутствие сети не разрешает избыточное наблюдение после фактического окончания работы; это ограничение препятствует запуску на реальных персональных данных.
6. Фотографии и документы
Фото начала смены
Фотография начала смены хранится как визуальное подтверждение события. Оператор не применяет распознавание лиц, не создаёт биометрические шаблоны, не сравнивает снимок с эталоном и не использует его для автоматической или ручной идентификации, подтверждения личности или аутентификации. Руководители при просмотре оценивают только обстоятельства события, но не сопоставляют лицо с аватаром, документом или другим эталонным изображением. В рамках описанного назначения снимок обрабатывается как обычное персональное изображение, а не как биометрический шаблон.
Паспорт и кадровые документы
Принятый состав кадрового модуля: необходимые паспортные реквизиты, ИНН, СНИЛС, копии трудовых договоров и договоров ГПХ, применимые по статусу человека миграционные документы и результаты проверки. Необходимость каждого документа определяется конкретной обязанностью или договорной целью; единый обязательный комплект для всех не устанавливается. Сканы паспорта отдельно не утверждены и без обоснования необходимости и оформления условий не включаются в сбор.
Проверять кадровые и миграционные документы и подтверждать правовой допуск к работе уполномочены сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Патент и документы миграционного учёта требуются только там, где они применимы по закону; наличие файла в приложении не означает действительность документа, а отсутствие загруженной копии само по себе не означает отсутствие права на работу. Конкретные перечни, повторные проверки и исправления оформляются до запуска.
В кадровом модуле прораб получает только необходимые паспортные реквизиты закреплённых за ним людей для оформления пропусков на соответствующие объекты. ИНН, СНИЛС, сканы паспорта, копии договоров и миграционных документов в этот доступ не входят. До передачи заявки заказчику, владельцу объекта или отдельной охране определяются фактический получатель, конкретные данные, основание, срок и условия передачи. Внутреннее право прораба не заменяет основание внешней передачи.
Приложение хранит копии документов и результаты проверки. Оно не заменяет подписание кадровых документов; оформление и хранение оригиналов остаются вне приложения. Хранение копий само по себе не вводит кадровый электронный документооборот. Кадровые реквизиты и документы не используются для рекламы, геомониторинга или оценки производительности.
Изображения лиц в документах также не подвергаются распознаванию лиц, созданию биометрических шаблонов или автоматическому либо ручному сопоставлению по чертам лица. Паспортные реквизиты проверяются по тексту документа в рамках кадрового процесса. Если назначение обработки изменится и изображение будет использоваться именно для установления личности по физиологическим признакам, до такой обработки применяется отдельный порядок для биометрических персональных данных.
Инструмент и фотографии операций
QR и новые фотографии фиксируют обстоятельства передачи и состояние инструмента, участников и время операции. Физическое местонахождение инструмента и ответственное за него лицо учитываются отдельно. Запись передачи, фотография или статус утраты не создают автоматической обязанности возместить стоимость и не заменяют установленный законом или договором порядок проверки ущерба и ответственности. Полномочия, оформление операций и сроки их фотографий определяются отдельно.
7. Рабочий чат
Рабочий чат включён в целевой состав приложения для служебной переписки, координации работ и заданий и обмена рабочими материалами. До обработки реальных данных Оператор утверждает участников, состав сообщений и вложений, правила видимости истории, основание обработки и срок хранения. Конкретный срок сообщений и вложений пока не установлен; функция до выполнения этих условий не используется с реальными персональными данными.
Планируемый доступ ограничивается участниками соответствующей беседы. Доступ иных уполномоченных лиц для поддержки, безопасности, исполнения закона или разбора конкретного рабочего спора допускается только в необходимом объёме на установленном основании и по заранее доведённому порядку. Такой доступ подлежит проверке и аудиту; должность руководителя или право видеть геолокацию не дают общего права читать любую переписку.
Рабочий чат не следует использовать для личной переписки или отправки избыточных паспортных, медицинских, банковских и иных чувствительных сведений, если их передача прямо не предусмотрена утверждённым рабочим процессом. Приложение не заявляет сквозное шифрование переписки.
8. Способы обработки и получатели
Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление уполномоченным получателям, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение данных с использованием средств автоматизации и без них.
Принята следующая матрица доступа к геолокации и учёту времени. Её полное соответствие настройкам приложения ещё должно быть реализовано и проверено:
- руководитель компании — геолокация и маршруты всех работников;
- прораб — геолокация и маршруты людей на закреплённых за ним объектах;
- ответственный за транспорт — геолокация и маршруты подконтрольных водителей;
- бухгалтерия — табель и подтверждённое время работы.
Для ГПХ доступ к сведениям о посещениях и задании оформляется по соответствующим договорным целям и полномочиям. Доступ к табелю или маршруту не должен автоматически открывать START-фото, переписку, фотографии инструмента или полное кадровое досье. Кадровые полномочия и ограниченный доступ прораба для пропусков описаны в разделе 6; круг получателей фото и сведений об инструменте подлежит отдельному оформлению. Ограничения доступа действуют также для файлов, выгрузок и истории с учётом функции, конкретного объекта и назначения; их соблюдение проверяется до запуска.
В пределах конкретного основания и необходимого объёма данные также могут получать:
- уполномоченные кадровые, бухгалтерские, юридические и IT-сотрудники по своим функциям;
- поставщики хостинга, резервного копирования и технического обслуживания по договору и поручению Оператора;
- конкретные получатели заявок на пропуска после оформления условий передачи;
- государственные органы, суды и иные лица — только в предусмотренных законом случаях.
Основной сервер, база и приватное файловое хранилище приложения размещаются у российского провайдера АО «ТаймВэб» на территории Российской Федерации. Данные могут обмениваться с другими защищёнными информационными системами ООО «СЛАВСТРОЙ», включая online.styazhkapola.com, для тех же заявленных целей.
В текущей технической реализации карты загружаются с OpenFreeMap (tiles.openfreemap.org), а поиск адресов выполняется сервисом Photon проекта komoot (photon.komoot.io). Поставщику может стать доступен IP-адрес, технические сведения, область запрошенной карты либо введённый адресный запрос. Имя и идентификатор учётной записи напрямую в эти запросы не добавляются, однако сочетание IP-адреса и области карты может относиться к персональным данным. Страна фактической обработки этих запросов Оператором пока не подтверждена.
До использования карт с персональными данными Оператор должен внедрить решение, которое фактически исключает передачу таких данных за пределы Российской Федерации, либо выполнить предварительную процедуру по статье 12 Закона № 152-ФЗ и отдельно уведомить Роскомнадзор о намерении осуществлять трансграничную передачу. Российский прокси считается первым вариантом только если он не пересылает иностранному сервису адресные запросы, координаты, идентификаторы и иные данные, позволяющие прямо или косвенно определить человека. Само размещение промежуточного сервера в России трансграничную передачу не исключает. При отсутствии выполненного варианта внешняя картографическая функция для персональных данных не используется.
Обработка по поручению оформляется договором с предусмотренными законом требованиями к целям, данным, операциям, конфиденциальности, безопасности и прекращению обработки. Для передачи данных работников третьей стороне учитывается письменное согласие либо применимое законное исключение по статье 88 ТК РФ. Для исполнителей по ГПХ основание передачи определяется отдельно по Закону № 152-ФЗ и фактическому договорному процессу. Политика не разрешает передачу неопределённому кругу подрядчиков или получателей.
9. Место и сроки хранения
При сборе персональных данных граждан РФ их запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Передача по сети выполняется по защищённому HTTPS-соединению. Фото и документы не выдаются по общедоступным ссылкам.
Данные хранятся не дольше, чем этого требуют заявленные цели, трудовое, налоговое, бухгалтерское и архивное законодательство, сроки предъявления требований и утверждённая Оператором номенклатура дел. Разные категории имеют разные сроки:
- подробные промежуточные геоточки и построенный по ним маршрут — принят обычный срок 365 календарных дней от фиксации каждой точки;
- фото, связанное с принятым событием начала работы START, — принят обычный срок 365 календарных дней от съёмки;
- табель, START/END, сведения о приходе и уходе и подтверждения прораба — по отдельно определённым обязательным и документированно необходимым срокам; удаление фото не означает удаления самого события;
- кадровые реквизиты, копии договоров, миграционные документы и результаты проверки — по конкретной цели, виду документа и применимым обязательным или архивным требованиям;
- заявки на пропуска, история инструмента, фотографии его операций, непривязанные серверные загрузки и рабочая переписка — по отдельным срокам, которые ещё требуется установить и реализовать до запуска;
- технические журналы и резервные копии — после утверждения и реализации ограниченного цикла хранения, подчинённого применимым законным срокам уничтожения.
Поздняя отправка точки или фотографии, закрытие смены, подтверждение прорабом, копирование и восстановление не начинают срок заново. Принятые 365 дней не распространяются на иные категории и не отменяют более раннее прекращение обработки, когда оно требуется законом. Для конкретного спора необходимый фрагмент может сохраняться отдельно только на самостоятельном основании, с ограниченным доступом, зафиксированными ответственным и сроком пересмотра. Этот порядок и обоснование выбранных сроков оформляются до обработки реальных данных.
После достижения цели или прекращения законного основания данные блокируются, удаляются или уничтожаются в сроки и порядке, предусмотренные законодательством РФ. Если отдельные записи необходимо сохранить по закону или для защиты прав в споре, доступ к ним ограничивается соответствующей целью.
Блокирование является временной защитной мерой и не заменяет уничтожение, когда обязанность уничтожить данные наступила. Утверждённый Оператором цикл резервного копирования не может продлевать применимый законный срок. Если уничтожение в срок, установленный законом, технически невозможно, соответствующие данные блокируются и исключаются из активной обработки, а затем уничтожаются в срок не более шести месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом. При восстановлении копии система должна повторно применять сведения об удалении и блокировании, чтобы ранее удалённые данные не возвращались в рабочую обработку. Работа этого механизма должна быть реализована и проверена до запуска на реальных данных.
10. Защита данных
К запуску Оператор обеспечивает и проверяет правовые, организационные и технические меры, в том числе:
- ролевое разграничение доступа и принцип минимально необходимых полномочий;
- индивидуальные отзывные сессии и защищённое хранение паролей;
- шифрование передачи данных, закрытое хранение фотографий и документов;
- регистрацию значимых действий, резервное копирование и восстановление;
- обнаружение и разбор инцидентов, обучение и обязательства конфиденциальности для сотрудников с доступом.
На телефоне временно сохраняются только сведения, необходимые для текущей сессии, подтверждённой активной смены, безопасной доставки геоточек и незавершённой загрузки файлов. Они размещаются в закрытом хранилище приложения и удаляются по завершении соответствующего технического процесса либо при удалении приложения с устройства.
11. Права субъекта и удаление учётной записи
Субъект персональных данных вправе:
- получить сведения об обработке своих данных и доступ к ним;
- потребовать уточнения неточных или неполных данных;
- потребовать блокирования или удаления данных, обрабатываемых незаконно или ставших ненужными;
- отозвать согласие в отношении обработки, которая основана на согласии;
- обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.
Учётная запись создаётся и управляется Оператором. Запрос на прекращение доступа, удаление учётной записи или персональных данных можно направить по адресу info@styazhkapola.com. Для защиты от чужого запроса Оператор вправе проверить личность заявителя.
Запрос о наличии и предоставлении доступа к персональным данным рассматривается в течение 10 рабочих дней; при мотивированной необходимости срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением заявителя. Подтверждённые неточные данные исправляются в течение 7 рабочих дней. Для отзыва согласия, прекращения неправомерной обработки, блокирования и уничтожения применяются отдельные основания и сроки статьи 21 Закона № 152-ФЗ: отзыв согласия не прекращает обработку, для которой у Оператора остаётся самостоятельное законное основание.
Деактивация служебной учётной записи не всегда означает немедленное уничтожение кадровых документов, табеля, истории инструмента, аудита и иных записей, которые Оператор обязан или вправе хранить по самостоятельному законному основанию. Такие данные сохраняются с ограниченным доступом только до окончания применимого срока, после чего уничтожаются.
12. Изменение политики
Оператор обновляет документ при изменении функций приложения, целей, состава данных, получателей или законодательства. Новая редакция публикуется по этому же адресу с датой вступления в силу. Существенные изменения дополнительно доводятся до пользователей приложения до начала новой обработки, когда это требуется законом.
Ознакомление с новой редакцией не означает автоматического согласия на любую новую обработку. Если изменение выходит за пределы полученного согласия и для него необходимо согласие, соответствующее согласие оформляется отдельно до начала такой обработки. Ранее подписанный текст и доказательства выбора не заменяются новой редакцией политики.